Openspace como arma de agilización masiva

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Esta semana he tenido el placer de facilitar un openspace con el que queríamos poner en contacto a muchos agilistas que estamos trabajando en BBVA, en su mayoría Agile coaches. Gracias a este evento interno, gente de diferentes áreas del banco hemos podido conocer mejor el sistema que tratamos de provocar cambios.

¿Qué es un openspace?

Quizás no sabes lo que es un openspace. Si ése es tu caso, creo que lo mejor sería leer este artículo que escribió hace mucho tiempo y que, para mí, es la mejor referencia sobre este tema.

Welcome to Open Space

Openspace (u open space, o espacio abierto) aparentemente no es más que una fórmula para realizar reuniones con mucha gente y sin una agenda predeterminada. Tiene muchísima relación con las desconferencias (unconference) y los barcamps.

No es algo nuevo, la primera unconference de la que oí hablar fue el Barcamp Madrid que organizó Jesús Pérez (uno de los pioneros del agilismo en España) en 2009, luego reeditado en 2016 como Fintech Unconference. Imagino que si estás en mi blog te sonarán eventos como el AOS (el openspace que organiza cada año ) o el SOSZ (el openspace sobre startups que celebran los locos del en Zaragoza).

Sin embargo, fíjate que en la entrada de Wikipedia se describe Openspace Technology (OST) como un enfoque al liderazgo guiado por un propósito, lo cuál incluye las reuniones sin agenda, pero las reuniones son un medio para un fin mayor. Como bien indica Maica, se trata de generar un espacio de colaboración donde los participantes pudieran compartir su pasión y su compromiso para generar algo significativo.

¿Cómo diseñamos este openspace?

Con esto en mente y “siguiendo las instrucciones”, pero tratando de resaltar el espíritu de auto-organización que debiera presidir todo openspace, mi compañera y yo diseñamos el evento con el objetivo de que los asistentes pudieran compartir esos descansos para el café (que citaba Maica en el artículo de más arriba) y encender así la chispa de la colaboración entre gente que actualmente está trabajando de manera desconectada.

Para ayudar a los asistentes a tener un propósito en sus conversaciones, el lema fue “Conectando para transformar” y le dimos difusión en el grupo de Slack que hemos ido impulsando internamente en los últimos meses.

Apenas teníamos 3 horas, por lo que decidimos dedicar la primera media hora a dar la bienvenida a los asistentes invitándolos a identificarse con un post-it en el pecho (con su nombre y el área en la que trabaja). Además, en un gran papel situado en una de las paredes iniciamos una red social de baja tecnología que los asistentes fueron completando. Éste fue el resultado al final del evento.

Yo traté de actuar como facilitador y, dado que no todos los asistentes habían estado antes en un openspace, en el círculo de arranque expliqué brevemente en qué consiste un openspace, insistiendo mucho en el carácter auto-organizado del evento. A continuación di unas breves instrucciones para el “mercadillo de ideas”, explicando que tendríamos cuatro esquinas en la gran sala en la que nos encontrabamos, pero que éramos libres de encontrar otros espacios si fuera menester. Costó un poco que la gente se animara y, aunque al final rellenamos “la parrilla”, no fue necesario ni dot-voting ni nada para decidir la agenda. Los asistentes nos autoorganizamos para decidir la agenda final.

Aunque yo estaba actuando como facilitador, no pude evitar proponer un tema: “Muerte a la planificación trimestral”. Algo provocador, creo, para una organización donde muchos no distinguen Agile de Scrum ni de SAFe. 😉

Habíamos previsto que las sesiones fueran de media hora cada una, pero insistí mucho en que, como facilitador, simplemente indicaría que ese timebox se había consumido, pero que serían los asistentes los que actuarían como mejor considerasen. Y así fue, hubo un poco de desconcierto en cada transición, pero en mi opinión fue un desconcierto bueno. 🙂

Al final de las sesiones hicimos un breve descanso y nos reunimos de nuevo en un círculo para compartir los aprendizajes o conclusiones de cada una de las conversaciones que habíamos ido teniendo en los diferentes espacios. Y poco más: nos despedimos y pedimos que nos dejaran algo de feedback. La mayoría indicaba que les gustaría repetir. Buena señal en mi opinión.

Openspace como herramienta para el cambio

En un artículo que escribió hace mucho tiempo para la revista Leaners, titulado “Organizaciones que fluyen”, ella citaba los métodos de intervención a gran escala (LSI), entre los que se incluye Open Space Technology (OST). Las innumerables conversaciones que Maica y yo hemos tenido a lo largo de los años sobre este tema seguro que influyeron sobre la presentación que citaba en uno de mis últimos artículos sobre cómo evitar las planificaciones predictivas.

A partir de la diapositiva 14 explico mi enfoque ideal para abordar una transformación digital cultural: trabajando desde el principio el cambio de mentalidad de la cúspide de la jerarquía y luego delegando el cambio en el resto de la organización mediante oleadas de intervenciones a gran escala (openspace).

Esto no es un “paja mental” sino que está basado en la experiencia. En ING (antes ING Direct) lo hicimos (de manera imperfecta, pero lo hicimos) y los resultados fueron muy satisfactorios en mi opinión. La prueba es este álbum de fotos que, dado el tiempo que ya ha pasado desde aquello, no creo que a nadie moleste que lo publique.

Si funciona en pequeño…

Creo que el espacio para la serendipia y la conexión que crean los openspace son muy poderosos y que podrían ser empleados para provocar cambios a mayor escala que las empresas. Esta idea me lleva rondando en la cabeza muchos años:

Sigue siendo apenas un deseo. De momento, mi siguiente evento será otra versión de openspace llamada Lean Coffee, que organizamos bajo el paraguas de en las maravillosas instalaciones de Liferay. La idea es reunirnos a hablar de agilismo en inglés.

Y ya estoy preparando la maleta para ir a Pamplona al openspace que organizan los buenos amigos de Biko.