Openbiko Primavera 2019 (y 2)

Tiempo aproximado: 8 min.

Ésta es la segunda parte de mi resumen del último al que asistí hace un par de semanas en Pamplona. Hablamos de si puede una empresa ser un espacio de aprendizaje continuo, de diseño de experiencia digital y de openspace en la empresa. Y el post-open, claro.

La primera parte, aquí.


Como ya comenté en el artículo anterior, la segunda parte del evento consiste en un openspace con toda su ceremonia. Formamos un círculo, hablamos de la «Ley de la Movilidad Responsable» (también conocida como «Ley de los dos pies», aunque yo prefiero llamarla «Ley de la Presencia Responsable») y los 4 Principios del Openspace, para recordar a todos los presentes que todo lo que suceda a partir de ese momento será su única e intransferible responsabilidad. Cierto es que hay un poco de «cargo cult» en las pocas ceremonias que seguimos, pero yo al menos lo entiendo como una inercia cultural propia que a nadie hace daño y que, simplemente, hace fácil participar en la dinámica para gente que quizás necesite un poquitín más de guía cuando de autoorganizarse va la cosa.

Como siempre, hay que elegir entre todas las conversaciones propuestas. Yo comencé por ésta.

La empresa como escuela de mejora continua

Fue una conversación que arrancó . Yo participé poco porque estaba muy interesado en lo que opinaba la gente. Tengo mucha opinión a este respecto, pero quería aprovechar para entender qué le preocupa a la gente y cómo lo expresa. Pero al final me quedé con el regusto de no haber participado más porque, para mi gusto, quizás nos centramos demasiado en comentar sobre la experiencia con prácticas concretas y no tanto en cuál es la necesidad detrás de la pregunta: «cómo podemos conseguir que la empresa sea un lugar donde podamos aprender continuamente».

Empezamos hablando mucho sobre la práctica «club de lectura». Escribiendo este resumen me acordé de algo que hicimos en 2008 en Degesys (la empresa para la que trabajaba en aquel entonces) y sobre lo que escribí aquí mismo: un grupo de estudio. Hay un enlace en ese artículo a un PDF de Joshua Kerievsky que, si te interesan estos temas, seguro que te encantará.

Aquel grupo de estudio terminó muriendo como lo hacen la inmensa mayoría: porque hay otras prioridades. En particular, la mayor parte de la gente dice «por falta de tiempo», pero conviene recordar que, siempre que decimos «no tengo tiempo para esto», en realidad lo que estamos queriendo decir es «esto no es tan importante para mí como esto otro», pero no queremos enfrentarnos a tener que reconocerlo.

En la conversación se deslizaron algunos «tips» sobre cómo ayudar a sostener el grupo, como vincularlos a prácticas (por ejemplo, los katayunos podrían ser un tipo de reunión como ésta) o poner más foco en crear comunidad que en celebrar las reuniones (así, compartir resumenes para ayudar a que se enganchen nuevos o se reenganchen los que se han podido caer del grupo parece ser una buena práctica). Otro truco podría ser comentar artículos en vez de libros (o capítulos de libros).

Este enfoque de comunidad claramente resuena con el concepto de Comunidades de Práctica y del que tanto habría que hablar. Reconozco que, ahora en retrospectiva, me da un poco de rabia no haber profundizado más en este asunto porque estoy seguro de que podríamos haber llegado a conclusiones muy potentes. Pero, como bien dice uno de los principios del openspace: «sucedió lo único que pudo suceder».

De los clubs de lectura pasamos a hablar de «mob programming» (con katas o incluso refactorizando código de producción), de hackathons, openspaces, conferencias y todo tipo de eventos en los que, tras practicar (o no), el participante se va con la sensación de haber aprendido algo que antes de entrar no sabía. En cualquier caso, llegamos a la conclusión de que el objetivo de estas actividades no debiera estar orientado a producir sino a practicar por el placer de mejorar.

De alguna manera se deslizó durante la conversación: no es lo mismo formarse que aprender. De hecho, no es lo mismo aprender puntualmente que hacerlo como hábito. Es más, no es lo mismo tener el hábito de aprender o que éste sea algo valioso para ti y para la empresa para la que trabajas. En este punto anoté algo que dijo sobre mapear la cultura de aprendizaje (cómo aprendemos) con la cultura de trabajo (cómo trabajamos) y que me dejó pensando un buen rato. Seguramente porque conectaba con la charla de que había escuchado un rato antes en la que iluminaba uno de los elefantes en la habitación: que es nuestra responsabilidad hacernos cargo de «qué quiero aprender». Seguramente la conversación a tener a continuación con nuestro empleador sería «cómo puedo aprender» mientras trabajo.

Total, que habíamos llegado ya a la palabra: «cultura». Así que, si cultura es lo que hacemos, estamos hablando de procesos, por lo que parece que debemos diseñar procesos que garanticen el aprendizaje. Ahí volvió a surgir el openspace, también como herramienta para resolver problemas utilizando la inteligencia colectiva.

Como el tiempo se nos echó un poco encima, aprovechamos los últimos minutos para compartir rápidamente algunas prácticas más para la mejora continua, como las retrospectivas, las «concern meetings» (es la primera vez que oigo hablar de ellas); y yo expliqué en menos de un minuto qué es y para qué sirve Toyota Kata.

El concurso retro

Un intermedio divertido para después de comer. Sin embargo, se me sigue haciendo raro que haya «la hora de la comida». Es otro de esos «cargo cult» del que parece que no somos capaces de desprendernos. Eso sí, un paso adelante el tener un par de mesas de desayuno permanentes. Creo que funcionaron muy bien. Igual que el único recordatorio de que la limpieza del lugar era responsabilidad de todos y que, por eso mismo, todos podíamos cambiar las bolsas de basura cuando estaban llenas.

El diseño de la experiencia digital del Museo de El Prado

Me quedé embobado durante toda la presentación de @CarlosNavalón. Imagino que la tenía preparada y que, simplemente, aprovechó para apoyarse en ella a la hora de contar la historia. Pero si la hubiera contado sin más, también hubiera funcionado. Claro que, quítale tú a un diseñador la oportunidad de poner citas de Dieter Rams a pantalla grande… 😉

Para empezar, que alguien te diga que ha diseñado una experiencia digital para un organismo público y que en el pliego no aparecía la palabra «experiencia», ya es como para engancharte a lo que sigue. Pero es que luego se pone a hablar de «investigación de guerrilla». Insisto, en el contexto de un proyecto que responde a un pliego donde no aparece el concepto «experiencia digital».

Desde el principio decidieron que la experiencia física iba a ser muy diferente de la experiencia digital. Por ejemplo, algunos museos se pueden visitar con un móvil en la mano para ampliar información sobre algunas obras expuestas. En El Prado eso no iba a ser así. De modo que tuvieron que buscar al visitante digital para averiguar qué es lo que le podían ofrecer. Así, llegaron al concepto de Culture Snacker, o gente que se interesa por la cultura de manera accidental, como si picotearan de aquí y de allá. A este tipo de usuario no lo fidelizas como a otros que tienen un interés más profundo o incluso profesional. Al «culture snacker» lo debes atraer con memes pues no llegarán a la web del museo porque se sienten atraídos por la institución, sino que llegarán a través de buscadores o redes sociales, atraídos por alguna característica de alguna obra en particular.

Cómo la tecnología y el diseño se retroalimentan en este proyecto es digno de estudio: un buscador que permite a los usuarios avanzados navegar por el catálogo del museo gracias a un grafo de conocimiento; y una cara algo más amigable para el cultural snacker con algunos artistas destacados. O itinerarios con música cuando visitas tu experiencia personalizada (Mi Prado). Además, en la web ha desaparecido la «arquitectura organizacional», es decir, los «en la página principal debería aparecer mi departamento porque es más importante que este otro». Con el efecto colateral de que tuvieron que colaborar entre silos, llegando a decir «siento que ahora estamos más unidos» (entre distintos departamentos).

Como ves, el trabajo que hicieron en Ilios (un saludo a ) para este proyecto es interesantísimo, incluso si no te atrae ni el arte ni el diseño de servicios digitales. Yo intuí algunos patrones que quizás se podrían extraer para aplicarlos en otros contextos muy alejados del diseño digital. Se me ocurre la transformación de una organización y la experiencia de los empleados. (Yo con mi tema).

  • Hubo un embajador: alguien dentro del Museo que les ayudó defendiendo sus propuestas.
  • El diseño (y la investigación en la que se sustenta) como herramienta para retar a la «arquitectura organizacional».
  • Los memes (o mantras) como «design drivers» (o herramientas para guiar el diseño).
  • La importancia de conocer al usuario para eliminar nuestras suposiciones erróneas.

Openspace como herramienta de apoyo a la transformación organizacional

propuso esta charla y me encantó. Se me hizo corta. Lástima que Joserra se marchara pronto porque me habría encantado continuar la conversación en el post-open.

Joserra fue acompañando la conversación con la estructura de un openspace (desde la preparación hasta las actividades que le dan continuidad, pasando lógicamente por el evento) y ayudando a detenernos en dos roles en particular: el sponsor y el facilitador.

Es importantísimo que el sponsor (que, no lo olvidemos, en una empresa es quien paga la fiesta y espera algún tipo de resultado de la misma) debe entender bien qué es y para qué puede servir ese openspace. Por otro lado, también surgió la conversación sobre el rol del facilitador y sobre cómo éste debería ser invisible, en contraposición a la moda de facilitadores-estrella, que de alguna manera tratan de que «se vea» el valor que aporta.

Me gustó mucho que nos detuvieramos a hablar sobre la invitación al openspace. Me parece que es algo sobre lo que hablamos muy poco cuando organizamos un evento de este tipo y me parece especialmente relevante plantearlo como una invitación porque, de esa manera, el evento se desarrolla de una manera radicalmente diferente. No participamos de la misma manera en un sitio al que he sido invitado que en uno en el que me siento obligado a estar. Usar el openspace como herramienta de transformación, que pone en el centro de todo la libertad de los individuos para autoorganizarse, requiere que demostremos que ese reparto del poder comienza desde la invitación. Por ejemplo, usar un lema que limite demasiado de qué se puede hablar y de qué no, puede ser práctico pero también puede ser limitante. Por eso es importante elegirlo bien.

Hablamos de openspace como herramienta no sólo para diverger y profundizar en asuntos complejos, sino también dirigida a la acción. Para ello cabría recordar la importancia de la costumbre (perdida en ese «cargo cult» al que hago referencia más arriba) de recopilar notas para regalarlas al grupo y a la organización. Si hiciéramos esto más a menudo, especialmente dentro de las empresas, conseguiríamos un material valiosísimo para crear acciones a continuación. En relación a esto también citamos el Pro-action Café, aunque aclaramos que NO es un tipo de openspace sino un evento diferente, con una dinámica y unos objetivos diferentes.

Me hubiera gustado mucho comentar sobre Openspace Agility u Openspace Beta, y su promesa de cambiar una empresa en cuestión de pocos meses.

Sólo recordar estas entradas sobre openspace a las que, por diversas razones, tengo bastante cariño:

Y terminar con una aclaración. Yo escribo openspace aunque sé que es Open Space. Para mí es una cuestión de SEO. Creo que openspace posiciona mejor que Open Space y se distingue más fácilmente de «open space», cuando nos referimos a un espacio (de trabajo) abierto. Curiosamente, Openspace Agility y Openspace Beta han optado también por esta manera de referirse a Open Space, pero lo correcto es dar fe que el título original es Open Space Technology.

Post-open

Esencial. Cambiamos de escenario (del CEIN, que está a las afueras, al centro de Pamplona) y, entre cervezas y algún que otro pintxo, conversaciones para ponernos al día, para ampliar el círculo de amistades, para contrastar opiniones, para aprender… una extensión muy natural de lo que acaba de suceder en el openspace, pero con música y cervezas. 🙂

Conclusión

  • Me marché cansado pero con las baterías bien cargadas. 🙂
  • Me sentí